Enviar un documento por WhatsApp: qué valorar antes de incluir datos sensibles

Antes de enviar un documento por WhatsApp, confirma destinatario, necesidad y canal acordado para ese tipo de información.

La seguridad no depende solo de que el mensaje viaje protegido. También importa quién puede ver el dispositivo receptor, qué personas integran el grupo y qué copias se conservan. El artículo 32 del RGPD exige valorar medidas adecuadas al riesgo del tratamiento.

Comprueba la conversación

Verifica el número por una vía conocida, especialmente si te han escrito desde una cuenta nueva. Una fotografía de perfil y el nombre de un profesional no acreditan su identidad. Evita enviar el expediente a un grupo cuando basta un destinatario autorizado.

Pregunta qué documento necesita el equipo y para qué actuación. Un primer contacto puede resolverse con una descripción o una referencia, sin remitir pasaporte, datos bancarios o información médica.

Revisa el archivo antes de compartir

Abre el adjunto y comprueba que corresponde a la persona y asunto correctos. Revisa todas las páginas; a veces un escaneo incluye documentos añadidos por error. Conserva el original y, si se acuerda una copia limitada, distingue claramente esa copia del documento íntegro.

No envíes contraseñas, claves privadas o códigos de autenticación junto con el expediente. La representación profesional y el acceso a una cuenta deben gestionarse por sus mecanismos adecuados.

Acuerda cómo seguirá la gestión

Si el documento será necesario durante todo el encargo, pregunta cómo se incorporará al expediente y quién tendrá acceso. La recepción en una conversación no demuestra que se haya presentado ante una Administración ni que el trámite esté completo.

Si te equivocas de destinatario, informa de inmediato al responsable de la gestión y explica qué se envió. Borrar el mensaje en tu teléfono no acredita que hayan desaparecido todas las copias. La respuesta debe valorar el contenido, la exposición real y las medidas posibles, sin prometer una retirada absoluta.