Vehículo y actividad profesional: qué pruebas conviene conservar

Tener un coche a nombre de un autónomo no demuestra cuánto se utiliza en el negocio. Tampoco lo demuestra una rotulación o una carpeta de tickets de combustible. La revisión necesita conectar el vehículo con desplazamientos profesionales reales y distinguir esa utilización de la personal, sin crear registros retrospectivos que aparenten una precisión inexistente.

IRPF e IVA plantean reglas distintas

El artículo 22 del Reglamento del IRPF contiene reglas de afectación y un tratamiento específico de los turismos y sus excepciones. En IVA, el artículo 95 establece presunciones y reglas propias. Por eso, el porcentaje aplicado en un impuesto no debe copiarse directamente en el otro.

Identifica primero el tipo de vehículo y la actividad. Transportar mercancía, trasladar viajeros y acudir ocasionalmente a una reunión no describen el mismo uso. Explica también si existe otro vehículo disponible para necesidades personales, sin considerar ese dato una prueba definitiva.

Conserva pruebas que se puedan cruzar

Agenda de visitas, órdenes de trabajo, dirección del cliente, aparcamientos, peajes y kilometraje pueden ayudar a reconstruir desplazamientos. Lo útil es que tengan coherencia entre sí. Una lista sin fechas o elaborada solo al recibir un requerimiento ofrece una explicación mucho más débil.

Guarda compra o contrato de arrendamiento, seguro, facturas de mantenimiento y combustible. Distingue quién figura como destinatario y qué matrícula identifica el gasto cuando corresponda. Separa los recorridos que no puedas explicar de aquellos respaldados por trabajo concreto.

Evita dos errores frecuentes

No sumes como kilómetros profesionales todos los del año porque el coche sea necesario para trabajar. Y no interpretes una presunción de IVA como reconocimiento automático del uso exclusivo exigible en otra revisión.

Antes de comprar o cambiar de vehículo, plantea el uso previsto y el coste completo. Después, revisa si los hechos reales coinciden con esa previsión. La documentación debe reflejar cómo trabajas, no diseñarse para alcanzar una deducción predeterminada.