Subvención concedida: cómo organizar gastos y justificación

La resolución que concede una subvención es el inicio de una fase de cumplimiento. Organizar la justificación desde ese momento evita descubrir al final que una factura, una fecha o una forma de pago no encajan en las condiciones de la ayuda.

Convierte las bases en un registro de control

Lee conjuntamente convocatoria, bases, solicitud aprobada y resolución. Anota actuación subvencionada, periodo de ejecución, gastos admitidos, documentación, publicidad exigida y plazo de justificación. Señala qué cambios necesitan comunicación o autorización y quién debe realizarlas.

El artículo 30 de la Ley General de Subvenciones regula la justificación del cumplimiento de condiciones y objetivos. Las bases concretan su forma y alcance: no todas las ayudas se justifican mediante la misma cuenta ni con idénticos documentos. Una carpeta contable genérica puede ser insuficiente para demostrar el proyecto aprobado.

Vincula cada gasto con una actividad

Asigna a cada partida una referencia, proveedor, fecha, importe, documento de pago y finalidad dentro del proyecto. Comprueba que facturas y justificantes permitan seguir la misma operación. Conserva también entregables o evidencias de ejecución cuando sean pertinentes: un pago por formación no prueba por sí solo que el curso se impartió.

Si existen fondos propios u otras ayudas para la misma actividad, identifica su procedencia y aplicación. La ley exige acreditar también esa financiación en los términos correspondientes. No cargues automáticamente la misma partida íntegra a dos programas.

Revisa antes del vencimiento

Realiza una comprobación intermedia para localizar documentos ausentes y desviaciones. Por ejemplo, un equipo recibido fuera del periodo previsto o un cambio de proveedor pueden requerir un tratamiento que las bases definan. No esperes a la presentación final para plantearlo.

Guarda la versión de la justificación enviada, sus anexos y el recibo. Si llega un requerimiento posterior, responde a cada punto con la referencia de su soporte. Haber recibido el dinero no significa que la Administración haya validado definitivamente todos los gastos ni que haya terminado la obligación de conservar la documentación.