¿Tu cliente paga a 90 días? Revisa los plazos de cobro entre empresas
Qué revisar cuando un cliente impone pagos a 90 días: alcance de la Ley de morosidad, pruebas de entrega y una gestión de cobro ordenada.
Primero identifica si es una operación entre empresas
La Ley 3/2004, artículos 2 y 3, incluye operaciones comerciales entre empresas y profesionales independientes. Excluye las operaciones con consumidores y las deudas sometidas a procedimientos concursales, entre otros supuestos. Aquí tratamos relaciones privadas sujetas al Derecho español; la contratación pública y los contratos internacionales requieren un análisis específico.
Para empezar, identifica quién contrató, quién recibió el servicio y quién figura en la factura. No siempre coinciden la marca comercial, la sociedad que firma y el departamento que procesa el pago. Comprueba también si se invoca una regulación sectorial especial antes de aplicar una regla general a todas las facturas del negocio.
Una cláusula de 90 días merece revisión
Sin plazo pactado, el artículo 4 establece, como regla general, treinta días naturales desde la recepción de los bienes o la prestación del servicio. La ampliación pactada no puede superar sesenta días naturales. Los procedimientos de aceptación tienen reglas propias. Artículo 4 de la Ley 3/2004.
No des por correcto el vencimiento que aparece en tu programa solo porque alguien lo haya configurado así. Contrasta contrato, pedido, entrega, factura y recepción. Si el cliente pide cambiar la fecha de la factura para adaptarla a su cierre, consulta antes las consecuencias jurídicas y fiscales. Mantén el documento original y una explicación de cualquier corrección legítima.
Como mejora de gestión, acuerda al inicio a qué dirección debe enviarse la factura y quién valida el trabajo. Pide que las incidencias se comuniquen de forma concreta. «Falta aprobación» no describe qué entrega se discute, quién debe comprobarla ni qué documento permite resolverla.
Separa principal, intereses y costes de cobro
La mora puede generar intereses automáticamente cuando el acreedor ha cumplido y el retraso es imputable al deudor. La ley prevé además cuarenta euros y, cuando proceda, costes adicionales acreditados. Revisa el pacto y el tipo legal del semestre correspondiente antes de calcular. Artículos 5 a 8.
Para preparar la revisión, utiliza un cuadro por factura: importe, vencimiento que defiendes, abonos recibidos y saldo. Mantén aparte los gastos cuya recuperación pretendes solicitar y adjunta sus justificantes. No mezcles una estimación interna con una liquidación revisada para enviar al cliente. Tampoco añadas una cantidad global difícil de explicar a una cadena de correos comerciales.
Reúne pruebas antes de elegir cómo reclamar
Una carpeta útil contiene presupuesto aceptado, pedido o contrato, albarán o entrega del trabajo, factura, prueba de envío y comunicaciones sobre el impago. Si existe una discrepancia de calidad o alcance, descríbela sin ocultarla. El objetivo es que quien revise la reclamación pueda distinguir qué está reconocido, qué se ha pagado y qué se discute.
Ejemplo ficticio: un estudio entrega un proyecto a una sociedad y factura el trabajo. Su contacto comercial confirma la recepción, pero administración indica que falta el número de pedido. El estudio debería conservar ambos mensajes y aclarar esa incidencia. Reenviar cada semana la misma factura, sin reconstruir qué se acordó, puede prolongar el problema.
Si ambas partes quieren conservar la relación, prepara una propuesta concreta para discutir: importes identificados, responsables y fechas. Antes de firmar un aplazamiento, una renuncia o un descuento condicionado al pago, pide que se revise su efecto. Un acuerdo útil debe permitir entender qué ocurre si no se cumple.
Mejora el próximo contrato, no solo el cobro pendiente
Al revisar tus condiciones comerciales, pregunta cómo acreditarás la entrega, cómo se comunicarán las incidencias y cómo identificarás cada vencimiento. En proyectos largos, valora una estructura de hitos comprensible para ambas partes. Evita copiar condiciones de otra empresa sin comprobar que encajan con el servicio y con la ley aplicable.
En nuestra área mercantil podemos revisar el contrato y la documentación del cobro. Si ya hay un conflicto, conviene estudiar la vía adecuada y sus requisitos antes de iniciar una reclamación. Esta pieza se centra en ordenar plazos y pruebas; no presupone que cualquier factura permita reclamar de la misma forma.
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