Existencias al cierre: cómo preparar el inventario de un pequeño negocio

El saldo de compras no indica por sí solo cuánto ha consumido o vendido un negocio. Parte de la mercancía puede seguir en el almacén al cierre. Un inventario útil identifica esas unidades y permite distinguir producto disponible, material deteriorado, bienes de terceros y pedidos que todavía no han llegado.

Cuenta antes de valorar

Fija una fecha y evita que las entradas y salidas de ese día se mezclen sin control. Organiza el recuento por referencia, ubicación y unidad de medida. Si vendes cajas y unidades sueltas, utiliza una equivalencia consistente para no contar el mismo producto dos veces.

La norma de registro y valoración 10 del Plan General de Contabilidad parte del coste de adquisición o producción, con las reglas que desarrolla. El precio al que esperas vender no es una sustitución automática de ese coste. En actividades económicas, habrá que coordinar el inventario con el método de determinación del rendimiento previsto en la Ley del IRPF.

Documenta las diferencias

Compara el recuento físico con el programa de ventas. Investiga devoluciones sin registrar, roturas, entregas pendientes y productos reservados. No ajustes simplemente todas las diferencias a «mermas» para que las cifras coincidan.

Si una mercancía está dañada u obsoleta, conserva fotografías, incidencias y la explicación de su estado. Esa información ayuda a revisar su valoración; no significa que pueda eliminarse del inventario sin soporte.

Un ejemplo de corte

Un proveedor emite una factura el último día del ejercicio, pero el pedido llega después. Guarda albarán, condiciones de entrega y factura para determinar qué corresponde incluir. La fecha del pago, por sí sola, no resuelve la cuestión.

Entrega al asesor un listado con cantidades, costes, incidencias y criterio utilizado, junto con el inventario anterior. La comparación entre ambos años permite explicar el margen del negocio y detectar errores que una suma de facturas no revela.