Errores en una factura: qué revisar antes de emitir una rectificativa

Antes de corregir una factura, identifica qué está mal: los datos del cliente, el importe, el impuesto, la operación descrita o una devolución posterior. La solución no siempre consiste en borrar el documento y emitir otro con el mismo número. Además de corregir, necesitas que pueda seguirse la relación entre la operación inicial y su ajuste.

Distingue error de cambio posterior

El artículo 15 del Reglamento de facturación regula las rectificativas cuando faltan requisitos, las cuotas están mal determinadas o procede modificar la base imponible. Una modificación comercial posterior, como devolver parte de un pedido, también necesita un soporte que explique por qué cambia el importe.

Prepara la factura original y una nota con el dato correcto, su prueba y la fecha en que detectaste la incidencia. Si el cliente simplemente solicita otro correo de envío, comprueba si realmente hay algo que rectificar en el documento.

Mantén la conexión entre documentos

La numeración y las series deben permitir identificar las facturas rectificativas. Indica qué original se corrige y cuál es la modificación conforme al caso aplicable. No reutilices un número para ocultar que existió una versión anterior ni alteres una copia ya entregada sin dejar trazabilidad.

Por ejemplo, si una factura de un servicio incluye una unidad duplicada, conserva el pedido y la aceptación del cliente. El ajuste debe corresponder a esa unidad, no a una descripción genérica de «descuento» que cambie la explicación comercial.

Revisa también el registro

Emitir el documento correcto es solo una parte del trabajo. Comprueba si la factura original ya se incorporó a un libro, se declaró o fue cobrada. Coordina el asiento, la eventual devolución y el tratamiento de la autoliquidación afectada.

Envía al asesor ambos documentos y el motivo de la corrección. Una carpeta con originales, ajustes y pagos relacionados permite revisar la secuencia sin depender de correos sueltos ni de recuerdos sobre lo acordado.