Dietas y comidas profesionales: cómo documentar el motivo del gasto

Una comida pagada durante la jornada no es automáticamente un gasto profesional. Para revisarla importa quién come, por qué se produce el gasto, dónde se realiza y cómo se paga. Separar la manutención del propio autónomo de una atención a clientes evita mezclar supuestos que necesitan pruebas y reglas diferentes.

Primero identifica de qué gasto hablamos

El artículo 30.2.5.c de la Ley del IRPF contempla los gastos de manutención del contribuyente vinculados a su actividad, en establecimientos de restauración y hostelería, pagados por medios electrónicos y sujetos a límites. No convierte todas las compras de alimentos ni cualquier reunión informal en deducción.

Si la factura incluye a otras personas, explica el motivo comercial y quién participó, utilizando solo los datos necesarios. Si se trata de un desplazamiento, conserva la cita, el encargo o el programa que permita relacionarlo con el trabajo. La palabra «dieta» en una hoja de cálculo no sustituye esa conexión.

Guarda el documento adecuado

Pide una factura con el contenido que corresponda según el Reglamento de facturación. El cargo de tarjeta sirve para localizar el pago, pero puede no identificar suficientemente la operación. Vincula ambos documentos mediante fecha e importe.

Ejemplo hipotético: una reunión con un proveedor y una cena familiar se pagan con la misma tarjeta. La separación debe hacerse por la realidad de cada gasto, no por el medio de pago. No incluyas la segunda en el bloque profesional para cuadrar una suma mensual.

Entrega la información sin decidir el resultado

Prepara una relación breve con fecha, lugar, actividad relacionada y tipo de gasto. Señala si hubo alojamiento, viaje internacional o participantes adicionales. El asesor podrá comprobar la categoría y los límites aplicables a los hechos.

Si falta factura o no recuerdas el motivo, márcalo como pendiente. Es preferible una duda identificada a una descripción inventada que después no puedas sostener.