Actas y libros societarios: qué debe quedar documentado durante el año

Las actas y libros societarios permiten reconstruir decisiones, titularidades y operaciones de una empresa. No son documentos que convenga improvisar al recibir una inspección o preparar una venta. Mantenerlos durante el año reduce contradicciones entre lo que se decidió, lo que se firmó y lo que figura en la contabilidad.

Distingue cada registro

El artículo 26 del Código de Comercio regula los libros de actas de sociedades mercantiles y el contenido básico de los acuerdos. En una SL, el artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital contempla el libro registro de socios. Ninguno sustituye la contabilidad ni las escrituras que una operación requiera.

Prepara un inventario de libros existentes, responsables y última actualización. Comprueba constitución, nombramientos, juntas, transmisiones y aumentos de capital. Si una decisión está documentada en escritura pero no aparece correctamente en el registro interno, debe revisarse la discrepancia con su soporte original.

Documenta cuando ocurre

Después de cada reunión, redacta el acta con acuerdos, asistentes y resultados conforme a los requisitos aplicables. El artículo 202 regula su aprobación. No añadas a posteriori acuerdos que no se adoptaron ni cambies fechas para aparentar un cumplimiento anterior.

En un supuesto hipotético, un préstamo aprobado verbalmente puede haber generado movimientos contables durante meses. La revisión debe identificar qué documentación real existe y cómo regularizar la situación de manera veraz, sin fabricar una junta histórica.

Organiza conservación y acceso

El artículo 30 del Código de Comercio establece un deber de conservación de documentación empresarial, sin perjuicio de reglas especiales. Conviene coordinar archivo, legalización cuando corresponda y acceso de las personas legitimadas, con controles sobre datos personales y confidenciales.

Una carpeta operativa puede separar actas aprobadas, certificados expedidos, escrituras y justificantes registrales. Guarda versiones finales identificables y conserva la trazabilidad de correcciones. La revisión anual debe detectar faltantes y actuaciones pendientes antes de que una financiación, conflicto o transmisión obligue a reconstruir apresuradamente varios ejercicios.